曾有專家指出，會議營銷是從宣傳資料的封皮開始的，而宣傳資料的設計和制作是一門藝術。的確，宣傳資料在會議宣傳推廣中的作用舉足輕重，而且形式多樣。宣傳資料可以是幾張印在廉價紙上的散頁傳單，也可以是對折的有封面的傳單或者是色彩豐富的、材料考究、制作精美的宣傳冊。其中，宣傳冊應該包括的關鍵信息是營銷中的5W問題：誰(是會議的主辦單位)、(會議的名稱和主要內容是)什么、(會議舉辦的地點在)哪里、(將會有)哪些人(參加)、(會議將在)什么時間(舉辦)。

　　一、會議宣傳資料概述

　　1、會議宣傳資料的功能

　　宣傳資料在會議營銷過程中起著非常關鍵的作用，其最終目的或者說主要功能就是提供會議的有關信息，激發人們對會議的興趣。具體而言，表現在以下幾個方面：

　　◆強調參加會議的好處，吸引潛在與會者。當目標對象對舉辦的會議不清楚或存在疑惑的時候，宣傳資料可以很好地消除其陌生感，并通過推介會議的亮點，吸引潛在顧客積極報名參加會議。

　　◆提供有關會議策劃和大致框架的信息。只有為潛在客戶提供足夠的信息，他們才會決定是否參加會議。所提供的會議信息可以讓預備參加會議的人員做好各方面的準備工作，以便在會議上取得更好的效果。

　　◆提供旅行和到達會議城市后的相關信息。與會者到達會議舉辦地后，可以根據會議宣傳資料上的信息方便地與組委會聯系;在與會期間，還可以有選擇地在會議目的地及周邊地區進行參觀游覽。

　　◆得到受眾是否與會的確認信息。這是會議宣傳資料最基本的功能，潛在顧客是否參加會議往往通過宣傳資料中所附的注冊表或回執來反饋。

　　2、會議宣傳資料的主要類型和內容

　　會議宣傳資料的類型多種多樣，而且隨著會議舉辦和工藝美術水平的提高，各種宣傳材料的設計越來越巧妙，選料越來越考究，制作越來越精美。常見的會議宣傳資料有宣傳單、折頁、小冊子、信件、VCD以及其它專門為會議推廣而設計的印刷品。

　　若按照一對一營銷的原理，會議宣傳資料的內容應該因對象而變化。事實上，精明的會議策劃人已經意識到了這一點，但在實際運作時，為了降低設計和制作成本，會議主辦者往往統一使用一種會議宣傳材料。一般情況下，一份會議宣傳資料(假設是第一份郵寄品)應包括以下五點基本內容：

　　◆會議的基本情況介紹，如會議主題、舉辦時間、地點、演講人及議程安排等;

　　◆會議能給與會者帶來什么利益，雖然這一點主要通過議題來表現，但材料中能高度概括出來最好;

　　◆會議的創新之處;

　　◆會議的配套服務項目;

　　◆注冊信息，如會議主辦單位的聯系方式、提前報名的優惠措施等。

　　二、會議宣傳資料的設計與制作

　　會議宣傳資料的設計和制作是一門藝術，就連注冊表放在什么地方也要考慮再三。但無論是何種類型的會議，營銷人員在親自設計或選擇宣傳資料的風格及具體內容時，都應遵循一個基本原理：首先弄清楚宣傳材料的受眾是誰，他們想了解會議的什么信息，然后再決定采取什么風格和突出什么內容。

　　1、關鍵因素

　　首先需要提醒營銷人員的是：會議不是針對自己的，而要針對觀眾和他們能夠得到的利益。換句話說，會議宣傳資料的制作必須以潛在與會者的需求為導向。在設計和制作宣傳材料的整個過程中都要堅持這一理念，這對于會議營銷戰略至關重要。另外，還有5個因素需要特別注意：

　　◆長度。會議宣傳材料的長度要因對象而異。有些受眾希望得到大量的細節信息，而對于另一些受眾，只需得到會議的框架信息就足夠了。另外，宣傳材料的長度和發放的次序也有關系。一般來說，第一份宣傳材料可能很簡短，但后來的材料就會長一些，因為這時有了更多的信息可以提供給預期與會者，感興趣的受眾也想獲得更詳細的信息。

　　◆習語。在宣傳材料中很難避免使用一些難懂的字眼，因為對一個人來說習以為常的說法，在另一個人看來可能就是專業術語。因此，盡管在宣傳材料中經常需要使用一些專業術語，但必要的謹慎是不可少的，因為有的潛在與會者一看到有這么多的術語，就會拒絕再讀下去。

　　◆語法。市場營銷的專家建議用現在時和主動語氣來撰寫宣傳材料。

　　◆次序。宣傳材料應該按照一定的次序進行組織，使受眾從最初的信息開始，清晰、流暢地了解到一些必要信息，最后以某種形式做出反饋。反饋的方式有多種，如注冊參加會議，交寄一張名片使自己被列入郵寄名單或要求更多的信息。

　　◆氣氛。對于會議宣傳材料來說，氣氛可以定義為以上各因素與顏色以及形式一起所塑造的綜合形象。營銷人員必須不斷問自己這兩個問題：我們想向受眾傳達什么信息?我們希望他們在看到這份宣傳材料后做出什么反映?

　　2、設計標準

　　會議類型及目標受眾的不同，甚至是會議主題的相異，都要求會議宣傳資料不斷做出變化和創新。盡管會議的宣傳資料各不相同，但下列這些通用標準對于　會議宣傳冊的設計者是大有裨益的：

　　◆應該有深淺顏色的強對比。在會議宣傳冊中，鏤空的字體或彩色紙上的白色字體可能效果不錯，但若出現在段落中就難以辨認;此外，一些對比不明顯的搭配，如紅色背景上打印粉紅色的字或在深灰背景上使用淺灰，雖然很優雅但不能吸引注意力。

　　◆應該使用簡短、明了的句子。長篇的段落或冗長的句子可能會使讀者喪失興趣;帶數字和著重號的簡單句式比復雜的段落更能吸引人們的注意力。

　　◆應該讓他人做最后的校對。設計者應該明確讀者能夠清楚地理解信息并能夠被文章的措辭所打動;校對者應該確認設計者沒有流露出傲慢的語氣，并且確信他們真誠的建議能夠被接受。

　　◆應該充分利用圖片來展示美麗的會議舉辦地或者著名的演說家。如果使用的照片缺乏目的性或僅僅為了填補空間而使用照片，那只能成為讀者輕松閱讀的障礙。而且，主要的幾幅圖片必須精心制作，否則，讀者會覺得你這不過是用電腦做出來的廉價品。

　　◆在使用照片、藝術品和插圖時，要征得原創作者的同意。

　　◆應該謹慎地使用字體。最好選擇簡單易認、大小合適(正文字號不要小于10號)、老年讀者能夠看清楚的字體。有時還需要適當地變換字體(如在標題和正文之間)，但是在一份宣傳資料中變換的字體一般不要超過3種。

　　◆不能讓讀者勞時費神地查找聯系方式。應該把注冊表、酒店簡介和房價、酒店預訂表格及有關航空公司/火車/汽車的信息放在醒目的地方，而且不能打亂讀者閱讀的連貫性，避免讀者遺漏一些將來需要的重要信息。

　　◆一些關鍵的聯系方式，如電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址和其它信息應該包括在注冊表中。另外，有時候還應根據會議需要，為殘疾人指定一個專門的聯系人。

　　◆不是所有正文或圖片的空白都需要填滿。不刻意填滿空白區域，而且能夠戰略性地分布空白區域，將會讓受眾的眼睛在閱讀過程中不至于感到疲勞。

　　◆花邊框中的文字或粗體的工具條是用來強調特色或引用重要演講人講話的最有效的工具，就算沒有使用藝術效果，單憑這些內容也能使頁面增色不少。

　　◆與印刷廠進行仔細的談判，以便有效控制宣傳冊的設計進度和印刷成本。每一次補充紙張庫存新貨等都會在印刷時間、紙張和勞工方面增加成本。精明的營銷人員應該對成本保持足夠的關注，特別是在考慮金屬模版印刷、宣傳冊封面裝飾品等高成本設計的時候更應如此。

　　◆在印刷之前應該出一份宣傳冊的清樣，以檢查其中是否存在清晰度、拼寫和語法方面的問題。然后，還要對整體的吸引力狀況進行評估。若在這個階段發現問題，修改的成本還不大，至少比在出版后才發現問題要好得多，也省錢得多